Secrétaire juridique

13 mai 2024
Date d’expiration prévue : 30 mai 2024
Industries Droit
Catégories Administratif, Réglementaire, Gouv., Public,
Toronto, ON • Temps plein

Vous êtes une personne fonceuse dans le domaine juridique? Vous pouvez vous donner à fond? Le Bureau de l'avocat des enfants du ministère du Procureur général est à la recherche d'un collaborateur organisé et flexible capable de fournir un excellent service de secrétariat juridique dans un environnement où le volume de travail est élevé, où la pression est forte et où le rythme est soutenu.

Le Bureau de l'avocat des enfants s'engage à garantir un lieu de travail ouvert, accessible, équitable et respectueux, et à refléter la diversité des communautés qu'il sert. Nous encourageons les membres de nos diverses communautés et des groupes sous-représentés, en particulier les Autochtones, les Noirs, les personnes appartenant à d'autres groupes racisés, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQ+, ainsi que toutes autres personnes désireuses de fournir des services de haute qualité aux enfants de l'Ontario, à présenter leur candidature.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• gérer les calendriers d'au moins deux professionnels du droit;
• préparer et suivre la correspondance, les rapports et les documents juridiques;
• produire des volumes de documents judiciaires et les faire signifier de manière appropriée;
• composer des documents juridiques en utilisant un logiciel de traitement de texte et en transcrire à partir d'un dictaphone;
• élaborer et tenir et jour des systèmes de classement, d'indexation et d'archivage;
• assurer la liaison avec la magistrature, le barreau et d'autres professionnels, les agences, le public et les clients du Bureau;
• préparer les ordres du jour et organiser les déplacements, les réunions et les conférences;
• assurer la suppléance des autres membres de l'équipe d'assistance et de la réception.

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances juridiques :

  • Vous avez une expérience confirmée du secrétariat juridique.
  • Vous avez une connaissance des lois, des règles et des règlements pertinents, des procédures des bureaux juridiques et des tribunaux, des documents et des formats juridiques, ainsi que des politiques, des normes et des meilleures pratiques connexes pour préparer des documents juridiques, des documents de sélection et des documents de divulgation variés.
  • Vous pouvez déterminer la confidentialité d'informations privilégiées et les conditions de la divulgation de celles-ci sur la base de vos connaissances et de votre expérience et sans, parfois, en référer à des professionnels.
  • Vous êtes capable de traiter des questions extrêmement sensibles et de travailler dans un environnement à haute pression.

Compétences en en organisation, en recherche, en analyse et en résolution de problèmes :

  • Vous êtes capable de hiérarchiser la charge de travail, de faire le suivi des éléments manquants ou retardés et de voir à ce que les délais et échéances soient respectés.
  • Vous avez des compétences en recherche, en analyse et en résolution de problèmes qui vous permettent de recueillir des informations sur les dossiers, d'examiner les documents relatifs aux litiges et d'évaluer la pertinence des questions juridiques en jeu.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle :

  • Vous pouvez :
  • répondre aux demandes de renseignements par téléphone et au guichet concernant les politiques administratives et les procédures juridiques adressées à la profession juridique, au personnel des tribunaux et au grand public, en faisant preuve de tact et de discrétion;
  • utiliser la terminologie juridique appropriée pour préparer des documents juridiques à partir de précédents ou de renseignements fournis par les avocats (p. ex., mémoires, appels, actes d'accusation);
  • composer des documents à partir de vos propres connaissances et signer la correspondance au nom du personnel professionnel (p. ex., lettres d'accusé de réception, lettres d'accompagnement, rapports et documents).

Compétences en informatique :

  • Vous maîtrisez les logiciels de traitement de texte, de courrier électronique, de tableur, de présentation et de base de données (p. ex., Word, Outlook, Excel, Acrobat Pro et PowerPoint).
  • Vous pouvez produire des lettres, des mémorandums, des rapports et des documents juridiques, conformément aux procédures et aux normes établies.
  • Vous pouvez entrer, suivre et mettre à jour des données, de la correspondance et des dossiers.
     

Renseignements supplémentaires

Adresse:

  • 3 anglais Permanent(s), 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires
  • 5 anglais Temporaire(s), durée jusqu'à 12 mois, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

Groupe de rémunération:

Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Horaire:

3.7

Catégorie:

Services d'administration et de soutien

Date de publication:

le vendredi 10 mai 2024

Note:
 

  • Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.

    Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.

    Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
  • T-AG-213398/24(8)

Comment postuler:

  1. Vous devez postuler en ligne.
  2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
  3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
  4. Voir la description de l'emploipour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
  5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
  6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindreet nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 30 mai 2024 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au 
Code des droits de la personne de l'Ontario .

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