Adjointe exécutive

Adjoint(e) Exécutive

Artemis Recrutement est à la recherche d’un Adjoint(e) Exécutive pour notre client situé à Montréal. Notre client est dans le domaine du transport et offre d’excellents avantages pour ses employés. Votre rôle sera de répondre de manière proactive aux besoins quotidiens des associés et de les aider à gérer leurs domaines de services de façon autonome.

RESPONSABILITÉS

• Assurer la gestion du calendrier du PDG. Programmer les rendez-vous, les réunions, les conférences, les téléconférences, les engagements et les activités quotidiennes, y compris les courses.
• Aider à la gestion opportune des communications, notamment par écrit, par téléphone, par courriel et par messagerie vocale. Hiérarchiser les demandes de renseignements et les requêtes, et acheminer la correspondance en son nom.
• Effectuer diverses tâches administratives qui aident le PDG à diriger efficacement l'organisation, notamment en participant à des projets spéciaux, en concevant et en produisant des rapports et des présentations, en recueillant et en préparant des informations pour des réunions avec le personnel et des parties extérieures, en rédigeant et en préparant la correspondance, en traduisant des documents et en tenant à jour des listes de contacts.
• Assurer la liaison avec l'équipe de direction et lui fournir un soutien. Coordonner les réunions et les événements : planifier les réunions, rédiger les ordres du jour, élaborer, compiler et distribuer le matériel de présentation.
• Servir de point de contact principal pour toutes les questions relatives au PDG. Établir des priorités et déterminer la marche à suivre, le renvoi ou la réponse appropriée, en faisant preuve de jugement pour refléter le style du PDG et la politique de l'organisation.
• Enregistrer les procès-verbaux des réunions, répondre aux appels téléphoniques et transmettre les informations pertinentes à la direction.
• Aider à organiser les événements spéciaux de l'entreprise et gérer le pavillon de l'entreprise.
• Gérer et coordonner les voyages d'affaires et personnels et remplir les rapports de dépenses et de kilométrage.
• Passer du temps et se familiariser avec tous les aspects de l'entreprise et de la résidence.
• Effectuer une variété de courses de bureau et personnelles.
• Coordonner et gérer les vendeurs et les entrepreneurs au bureau et/ou à la résidence.
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

EXIGENCES

• Excellentes aptitudes à la communication (écrite et verbale).
• Extrêmement soucieux du détail afin de garantir l'exactitude et la qualité de toutes les tâches.
• Solides aptitudes à la rédaction de rapports et à la création de présentations.
• Bonnes compétences analytiques, capable d'influencer les autres et de les aider à mettre en œuvre des processus.
• Compétences efficaces en matière de planification et de gestion du temps, capacité à établir des priorités et à être organisé.
• Capable de maintenir un haut niveau d'intégrité et de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Doit être flexible et accessible en dehors des heures de bureau, pour soutenir le PDG lors d'événements ou de situations, si nécessaire.

* Le masculin est utilisé seulement dans le but d’alléger le texte

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