Coordonnateur·trice des comités de financement

15 août 2022
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Comptabilité, Finance, Comptabilité, Finance, Banque, Economie, Administratif, Réglementaire, Gouv., Public, Bancaire, Financement, Valeurs mobilières, Communauté, Social, Bénévolat, Secrétaire corporatif, Gouvernance, Financement, Investissement, Fusion & Acquisition, Juridique, Parajuridique, Gestion, Administration, Gestion, Consultation
Montreal, QC • Télé-travail

À titre de Coordonnateur·trice des comités de financement, vous serez amené·e à coordonner l’ensemble des activités des différents comités internes et externes reliés aux opérations de financement et d’investissement, ainsi que l’appui à la gouvernance de la filiale et des sociétés apparentées.

Rôles et responsabilités

Comités décisionnels de financement  (CDF)

  • Procéder au recrutement des membres des comités décisionnels de financement (ci-après nommés les « CDF »), en collaboration avec les directions régionales;
  • Préparer et procéder à l’envoi de la documentation pour tout·e nouveau·elle membre se joignant aux CDF; 
  • Assurer la coordination des formations des nouveaux·elles membres ainsi que la planification des formations continues et formations récurrentes des membres actif·ve·s, notamment en ce qui concerne la Politique de financement et les critères d’admissibilité; 
  • Assurer la rédaction des comptes-rendus aux CDF;
  • Planifier et coordonner les rencontres des CDF et tout suivi associé, à savoir les déclarations relatives aux conflits d’intérêts, les documents d’analyse et les comptes-rendus;
  • Procéder à la mise à jour du registre des présences des membres utilisé à des fins comptables; 
  • Procéder à la mise à jour et à la vigie du registre des dérogations;
  • Réviser et bonifier les procédures relatives à l’atteinte du quorum et des objectifs de représentativité;
  • Organiser des activités de réseautage pour les membres;
  • Développer des outils, dont notamment des guides d’information pour les différent·e·s intervenant·e·s des CDF, permettant d’optimiser le temps de préparation et la fluidité de ces comités. À titre d‘exemples, des guides explicatifs sur le rôle de chaque intervenant·e, des documents présentant le profil de chaque membre et sa région.

Comités décisionnels internes (CDI)

  • Préparer et procéder à l’envoi de la documentation aux membres; 
  • Planifier, coordonner et animer les rencontres des CDI et tout suivi associé (par exemple, les documents d’analyse et les comptes-rendus);      
  • Assurer la rédaction des comptes-rendus des CDI;
  • Développer des outils afin de bonifier les procédures relatives aux mandats des CDI, d’optimiser le temps de préparation des membres et la fluidité de ces comités;
  • Procéder à la mise à jour et à la vigie du registre des dérogations.

Comité d’investissement du Fonds FQ (CIF)

  • Planifier et coordonner les rencontres des CIF et tout suivi associé (par exemple, les documents afférents au comité et les comptes-rendus);
  • Procéder à la mise à jour et à la vigie du registre des dérogations et des décisions;
  • Assurer la rédaction et le classement des comptes-rendus. 

Volet administratif et autres mandats

  • Planifier, coordonner et animer les rencontres et tout suivi associé à un comité décisionnel appelé à être constitué;
  • Assurer le cheminement des dossiers en conformité avec les principes établis en collaboration avec l’équipe Financement;
  • Assurer un lien étroit avec la gouvernance de la filiale et les différents comités: assister aux rencontres, envoi des ordres du jour, prise de notes ou compte-rendu, gestion et contrôle de la documentation de gouvernance, etc.
  • Participer activement à préserver notre culture organisationnelle, par son attitude et ses comportements bienveillants, dans le respect de nos valeurs, tout en collaborant à maintenir un milieu de travail inclusif;
  • Assurer toute autre tâche connexe.

Qualifications et autres exigences requises

  •  Diplôme d’études collégiales en administration ou autre domaine connexe, ou équivalence reconnue;
  • Posséder de 1 à 3 années d’expérience pertinentes en coordination de projets, de comités, et/ou de bénévoles;
  • Être disponible principalement du lundi au vendredi.

Compétences professionnelles

  • Détenir une maîtrise de la langue française (expression et rédaction);
  • Détenir un grand souci du détail; 
  • Savoir faire preuve d’une grande discrétion avec une forte rigueur quant à la protection des données; 
  • Être une personne autonome tout en ayant un esprit de collaboration élevé; 
  • Avoir le souci du respect des échéanciers et une bonne gestion des priorités;
  • Détenir de bonnes connaissance des outils de la suite Google (un atout); 
  • Faire preuve d’initiative, de leadership et d’une grande autonomie;
  • Posséder de solides compétences en rédaction, en communication, en révision et en lecture de documents;
  • Avoir une aisance en informatique et une capacité à travailler dans la suite Google;
  • Détenir une bonne connaissance de l’anglais (un atout).
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