Préposé(e), Centre de conférences | Conference Center Attendant

Raison d’être du poste : Le/la titulaire du poste est une personne multifonctionnelle qui offrira une expérience client inégalée à la réception et au service dans nos salles de réunion.

Horaire de travail : L'horaire est du lundi au vendredi et peut varier entre 7 h 30 et 18 h pour un total de 35 heures / semaine.

Supérieur immédiat : Ce poste relève du Chef d'équipe, Centre de conférence et expérience client

Responsabilités clés :

Réception (50%)
• Accueillir et orienter les visiteurs, les clients externes et internes, et répondre efficacement à leurs demandes.
• Communiquer avec le membre approprié du bureau pour annoncer l'arrivée du visiteur.
• Faire fonctionner le standard téléphonique, répondre aux appels entrants au bureau et les transférer à la personne appropriée.
• Fournir des informations générales sur le bureau selon les besoins des appelants.
• Effectuer la procédure d'ouverture/fermeture de la réception.
• Préparer divers rapports sur une base hebdomadaire (facturation, fournisseurs, commandes, etc.).

Service (50%)
• Mettre en place le service dans les salles de conférence pour diverses demandes (ex. : repas, cocktails et boissons).
• Préparer les salles de conférence et les salles à manger des employés de manière à ce qu'elles soient propres et approvisionnées.
• Servir le petit-déjeuner, le déjeuner, les collations, les cafés spéciaux, les cocktails et le dîner à l'occasion.
• S'assurer que les salles de conférence sont propres et qu'il y a suffisamment de fournitures (papier, crayons, etc.)
• Servir les cafés spéciaux
• Recevoir les services de restauration, effectuer le contrôle de la qualité et s'assurer que la commande est complète.
• Préparer les services (vaisselle, verres, ustensiles, boissons, eau, snacks)
• Préparer les salles pour les repas et nettoyer après les repas
• Assurer le service dans le salon des avocats (collations du matin)
• Gérer la liste des préférences / allergies / intolérances

Formation et expérience exigées :
• Minimum de un (1) à trois (3) années d’expérience dans un rôle similaire
• Expérience en milieu professionnel

Qualifications :
• Bilinguisme (français et anglais) compte tenue de la clientèle, les mandates et l'envergure internationale du cabinet
• Capacité d'adaptation et à travailler dans un environement changeant et dynamique
• Excellent sens du service à la clientèle
• Proactif et à l’écoute de la clientèle
• Bon jugement, calme et discrétion
• Intérêt pour l’apprentissage de nouvelles tâches et processus de travail

Salaire et avantages sociaux:
• Salaire selon expérience
• Révision salariale annuelle concurrentielle
• Gamme complète d'avantages sociaux
• Bureau situé au centre-ville de Montréal près des transports en commun

Note: Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Job description: The incumbent is a multifunctional person who will offer an unparalleled client experience at the reception and the service in our boardrooms.

Work schedule: The schedule is from Monday to Friday and can vary between 7:30 am and 6 pm for a total of 35 hours / week.

Immediate report: This position reports to the Team Lead, Conference Centre & Client Experience

Key responsibilities:

Reception (50%)
• Welcome and direct visitors, external and internal clients, and respond effectively to their requests
• Communicate with the appropriate member of the office to announce the arrival of the visitor
• Operate the switchboard, answering incoming calls to the office and transferring them to the appropriate person
• Provide general information about the office as needed by callers
• Perform the opening/closing procedure for the reception desk
• Prepare various reports on a weekly basis (invoicing, suppliers, orders, etc.)

Service (50%)
• Set up the service in the conference rooms for various requests (e.g., meals, cocktails, and beverages)
• Prepare the conference rooms and employee dining areas are clean and stocked
• Serve breakfast, lunch, snacks, special coffee, cocktails, and dinner on occasion
• Ensure that the boardrooms rooms are clean and that there are sufficient supplies (paper, pencils, etc.)
• Serve special coffees
• Receive catering services, do quality control, and ensure that the order is complete
• Prepare services (dishes, glasses, utensils, beverages, water, snacks)
• Prepare the rooms for the meals and clean up after the meals
• Provide service in the lawyer lounge (morning snacks)
• Manage the list of preferences / allergies / intolerances

Education and experience requirements:
• Minimum 1 - 3 years’ experience in a similar role
• Experience in a professional environment

Qualifications:
• Bilingual, French and English given the firm's clientèle, mandates, and internaltional scope of work
• Ability to adapt and work in a changing and pressured environment
• Excellent client service skills
• Proactive and attentive to customer needs
• Good judgment, calm and discrete
• Interest in learning new tasks and work processes

Salary and benefits:
• Salary based on experience
• Competitive annual salary revision
• Full range of benefits
• Office located downtown Montréal near all public transit

Note: Our firm has a COVID-19 Vaccination Policy which requires all firm members to be fully vaccinated with a Health Canada approved COVID-19 vaccine. You will not be asked to disclose your vaccination status during the interview process. If you are offered employment, you will find a vaccination clause in your offer of employment providing that prior to commencing any employment with the Firm, you must be fully vaccinated for COVID-19 and provide proof of a Health Canada approved COVID-19 vaccination. The Firm will make reasonable accommodation efforts if you cannot be vaccinated due to medical, religious, or other grounds to the extent protected by applicable human rights legislation.