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Résumé du poste

The role involves managing the reception area, coordinating schedules, and providing administrative support to lawyers and notaries. Key duties include preparing legal documents, managing physical and electronic files, and handling client communications.

Détails du poste

Legal Secretary Location: Anjou, Montréal, QC Position Type: Full-Time (In-Office) About Lazarus Legal Lazarus Legal is a growing law firm committed to delivering high-quality legal services while providing a professional and personalized client experience. We are seeking an organized, detail-oriented, and client-focused Legal Secretary to join our team in our Anjou office. This individual will play an important role in supporting our lawyers, notaries, and administrative team while ensuring that clients and visitors receive a professional and welcoming experience. The ideal candidate is proactive, dependable, and enjoys working in a fast-paced professional environment. Position Overview Reporting to the Firm's legal professionals and support staff, the successful candidate will be responsible for a variety of administrative, clerical, and legal support functions. This role is essential to the effective day-to-day operation of the office and maintaining a high standard of client service. Primary Responsibilities Reception & Administrative Support Answer, screen, and direct incoming telephone calls. Respond to and redirect incoming emails. Welcome clients and visitors in a professional and courteous manner. Manage appointments, meetings, and scheduling. Coordinate conference room bookings. Handle incoming and outgoing mail, courier deliveries, and packages. Maintain a clean, organized, and welcoming reception area. Support lawyers, notaries, and staff with general administrative tasks. Assist with document preparation, correspondence, and filing. Secondary Responsibilities Legal & Notarial Administrative Support Prepare and issue certified copies for clients. Assist with file opening, file maintenance, and file closing procedures. Follow up on outstanding administrative matters and documentation. Assist with the preparation, minuting, and publication of notarial deeds. Order trust account cheques and assist with invoice processing. Organize and maintain physical and electronic files. Coordinate file disbursement and archiving. Assist with various office, administrative, and operational projects as required. Qualifications & Skills Diploma in Legal Secretarial Studies or a related field. Previous experience in a law firm, notarial office, or professional services environment is considered an asset. Excellent organizational and time-management skills. Strong attention to detail and accuracy. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. Strong client service and interpersonal skills. Professional, courteous, and polished demeanor. Ability to work independently and collaboratively within a team. Bilingual proficiency in English and French (spoken and written). Proficiency with Microsoft Office and standard office software. What We Offer Competitive salary based on experience. Comprehensive group benefits program. Health insurance. Telemedicine services. Life insurance. Supportive, respectful, and collaborative work environment. Opportunities for professional development and growth. The opportunity to be part of a dynamic and growing law firm. Apply If you are a motivated professional who takes pride in organization, client service, and supporting a busy legal team, we encourage you to apply. Please submit your CV and cover letter for consideration. ---------------------------------- Secrétaire juridique Lieu : Anjou, Montréal (Québec) Type de poste : Temps plein (présentiel) À propos de Lazarus Legal Lazarus Legal est un cabinet d’avocats en pleine croissance, engagé à offrir des services juridiques de haute qualité tout en proposant une expérience client professionnelle et personnalisée. Nous sommes à la recherche d’un(e) secrétaire juridique organisé(e), rigoureux(se) et axé(e) sur le service à la clientèle pour se joindre à notre équipe à notre bureau d’Anjou. Cette personne jouera un rôle important dans le soutien de nos avocats, notaires et membres du personnel administratif, tout en veillant à ce que les clients et visiteurs bénéficient d’un accueil professionnel et chaleureux. Le ou la candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), fiable et apprécie évoluer dans un environnement professionnel dynamique. Description du poste Relevant des professionnels du cabinet et du personnel de soutien, la personne retenue sera responsable d’un éventail de tâches administratives, cléricales et de soutien juridique. Ce poste est essentiel au bon fonctionnement quotidien du bureau et au maintien d’un niveau élevé de service à la clientèle. Principales responsabilités Réception et soutien administratif Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les acheminer aux personnes concernées. Répondre aux courriels entrants ou les rediriger au besoin. Accueillir les clients et visiteurs de façon professionnelle et courtoise. Gérer les rendez-vous, réunions et horaires. Coordonner la réservation des salles de conférence. Gérer le courrier entrant et sortant, les livraisons par messagerie et les colis. Maintenir un espace d’accueil propre, organisé et accueillant. Soutenir les avocats, notaires et membres du personnel dans diverses tâches administratives. Participer à la préparation de documents, de correspondance et au classement. Responsabilités secondaires Soutien administratif juridique et notarial Préparer et émettre des copies certifiées conformes pour les clients. Participer à l’ouverture, à la gestion et à la fermeture des dossiers. Effectuer les suivis relatifs aux documents et aux questions administratives en suspens. Participer à la préparation, à la rédaction, à la minutation et à la publication des actes notariés. Commander les chèques du compte en fidéicommis et participer au traitement des factures. Organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques. Coordonner l’archivage et la fermeture des dossiers. Participer à divers projets administratifs, opérationnels et de bureau au besoin. Qualifications et compétences recherchées Diplôme en secrétariat juridique ou dans un domaine connexe. Une expérience dans un cabinet d’avocats, une étude notariale ou un environnement de services professionnels constitue un atout. Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps. Grand souci du détail et de l’exactitude. Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Excellentes aptitudes en service à la clientèle et relations interpersonnelles. Présentation professionnelle, attitude courtoise et sens du professionnalisme. Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de bureau courants. Ce que nous offrons Salaire concurrentiel selon l’expérience. Régime complet d’avantages sociaux collectifs. Assurance maladie. Services de télémédecine. Assurance vie. Environnement de travail respectueux, collaboratif et axé sur le soutien. Possibilités de développement professionnel et d’avancement. L’occasion de faire partie d’un cabinet en croissance et tourné vers l’avenir. Postuler Si vous êtes une personne motivée qui accorde une grande importance à l’organisation, au service à la clientèle et au soutien d’une équipe juridique occupée, nous vous invitons à soumettre votre candidature. Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation pour considération.

Ce que vous ferez

The role involves managing the reception area, coordinating schedules, and providing administrative support to lawyers and notaries. Key duties include preparing legal documents, managing physical and electronic files, and handling client communications.

Exigences

Candidates must have a diploma in Legal Secretarial Studies and be proficient in both English and French. Previous experience in a law firm or notarial office is considered an asset.

Avantages

• Group Benefits Program • Health Insurance • Telemedicine Services • Life Insurance • Professional Development

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Legal Secretarial Studies
• Bilingual English and French
• Microsoft Office
• Client Service
• Time Management
• Document Preparation
• Notarial Deed Preparation
• File Management
• Administrative Support
• Interpersonal Skills

Domaines d’emploi

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